Under högsäsongen för förkylningar har Coronaviruset Covid-19 fått ett stadigt grepp om Sverige. Större mässor och fysiska möten ställs in för att förhindra smittspridning. Webinars och videokonferenser kan vara det som räddar viktig kommunikation från att gå förlorad. Glöm heller inte bort möjligheten till fysiska utskick som komplement där vi vet att 75% av all post öppnas av läkarna (betydligt högre än öppnandet av e-mail).
Allt fler företag väljer att ställa in fysiska konferenser och möten, efter att Världshälsoorganisationen fastställt att Coronaviruset nu klassas som en pandemi. Detta resulterar i att information mellan kunder och företag kan gå förlorad. Möjligheten att anordna digitala möten ger båda parterna chansen att utbyta information utan att behöva exponeras för en smittorisk.
Enligt färska uppgifter från läkarlänken 2020 deltog 48% av tillfrågade läkare på webinars ibland, men föredrar fysiska träffar. Endast dryga 12% ansåg webinars vara ett fullgott alternativ till fysiska föreläsningar, men betydligt bättre än inga möten och utbildningar alls.
Sedan ett antal år tillbaka används digitala möten inte enbart för konferenssyfte. Inom vården används videomöten vid t ex vårdplanering och utskrivning, vilket effektiviserar processen för både sjukhus och kommun. Vanligtvis brukar flertalet olika yrkestitlar medverka när en patient ska skrivas ut, utöver läkare och patient. Med hjälp av videosamtal kan berörda personer enkelt medverka på mötet samtidigt som de sparar både restid och miljöpåverkan.
Inom den närmsta framtiden tros användandet av digitala möten öka, inte minst som resultat efter Covid-19:s framfart. Digitala möten sparar oerhört mycket tid och pengar för alla medverkande. Med andra ord är digitala möten snällare mot både miljön och plånboken.
Vi på Relevans ser en stark efterfrågan på webinars och videokonferenser, både hos redan befintliga och nya kunder. För oss är det av yttersta vikt att använda professionellt ljud, ljus och studioutrustning om fysiska förutsättningar finns. Vi tar även fram presentationer, filmer eller annat material som kan behövas vid föreläsningarna.
Våra bästa tips för digitala möten och föreläsningar
Om det är ett webinar du själv ska hålla i och inte har tillgång till studioutrustning så kommer här några snabba tips:
- Rummet ska vara väl upplyst
- Mindre rum ger bättre ljud
- Mycket textilier i form av mattor, gardiner, stora möbler och liknande ger bättre ljud
- Undvik fönster bakom presentatören
- Lyft upp datorn något så att kameran hamnar i ansiktshöjd
Även ett digitalt möte skiljer sig från ett fysiskt. Här kommer några saker som är viktiga att tänka på:
- Planera mötet extra noggrant. Fastställ ett tydligt syfte och mål redan innan du bjuder in dina kollegor.
- Skicka ut en inbjudan i god tid. Var uppmärksam på att inkludera eventuella länkar, pinkoder eller lösenord och säkerställ att alla har tillgång till samma tekniska system.
- Träna på tekniken! Ingenting gör deltagarna mer irriterade än teknikstrul. Lär dig så mycket som möjligt innan för att undvika onödigt gnissel.
- Koppla upp dig tio minuter innan mötet börjar.
- Håll mötet lite kortare än vanligt. Det är svårare att behålla koncentrationen i digitala forum än vid fysiska möten. Och glöm inte att kaffepauser är nödvändiga även i den digitala världen.